文档管理

以文档集中存储,审批,共享为核心,帮助企业获取、识别、存储、管理、保护、利用
与企业组织相关的信息内容及文档,快速实现业务规范、高效、安全管理。

文档管理 2021-04-19T10:07:21+00:00

什么是文档管理?

国际权威信息技术研究和分析咨询公司Gartner,将文档管理定义为“用来捕获、储存、管理、保留和交付与组织过程相关的内容和文档的技术”。通过电子方式存储和访问内容可以让整个组织改进协作,提高效率并增强安全性。在美国等国家,2022年12月31日之后,国家档案和记录管理局将只接受各机构的电子记录。而存储和维护数百年的纸质文件,在接下来的几年里都将成为数字化。

企业在制定内容管理战略和选择ECM工具的时候,不能只考虑当前的文档管理业务需求,更要考虑内容管理平台的扩展性:是否具备与其他业务系统(如SAP,OA等)集成的能力使其成为统一的存储平台;是否可以通过扩展(例如现成的人工智能(AI)和机器学习(ML)技术)来丰富内容管理的应用,帮助企业更好的持续的提高生产效率、提升商业价值。

为什么需要文档管理?

如果您的企业有以下烦恼:

  • 想要参考一些资料时,往往需要向他人问询保存路径,不能通过网络自行搜索;
  • 文档未经审核就被随意放置于服务器上,导致信息泄露,且无浏览修改记录;

  • 团队的协作文档只能通过邮件等手段共享,版本管理混乱,传递不及时;
  • 工作中所积累的经验,往往以个人经验的方式留在脑海中,无法共享;
  • 失效文档不能自动从服务器上删除,手动清理时往往又不能正确判断容易误删 ;

文件丢失,错误归档和延迟审批导致您的组织花费时间和金钱。员工协作以及法规遵从和安全问题为已经复杂的系统增加了更多层次的复杂性。这时候,您需要一个全面的文档管理解决方案,来帮您解决这些烦恼。

A1-SHARE使您的内容轻松而智能地管理。借助功能强大且简单易用的工作流设计器,您可以构建自定义工作流程,以便在适当的时间将任何类型的内容毫不费力地移至合适的人员 – 从而改善组织内部的协作水平。

文档管理的价值?

文档管理系统的核心价值是为企业电子文档提供全周期的管理平台和极致方便的文档使用环境,为企业传承文档财富。

  • 更高的效率和生产力 – 无需花时间追查审批文件,您可以更快地完成更多工作并减少错误。
  • 更好的业务洞察力 – 通过在每个步骤中查看文档状态,您可以更准确地进行规划,并使业务更好地做出决策。

  • 改进的协作 – 远程团队成员不再是问题,在任何设备上随时访问内容都会消除瓶颈。

  • 更轻松地找到更简单的审计流程安全文件,因此审计工作所需的时间更少,所需人力资源更少,从而带来更积极的结果。

A1-SHARE文档管理系统方案

基于知识管理理念而研发的一套用于文档管理、知识管理的软件系统,
解决文档分散、文档传递不可控的根本原因,帮助企业构建集中的海量文档管理平台,
对文档进行全生命周期管理。

统一内容存储

A1-SHARE将分散在本地、文件服务器、应用系统的数据进行集中存储与管理,实现组织内外部共享。强大的文档协作、处理能力,一站式满足文档存储、管理、协同办公等不同业务需求。

自动化工作流程

A1-SHARE内置审批等常用流程;而强大、操作便利的流程设计引擎,完全可视化拖拽式的表单设计器,动态元数据扩展功能,更能帮助企业轻松构建文件审批业务,高效促进企业数据流动。

业务系统集成

与ERP等业务系统的集成使查找,批准和处理文件变得快速和简单。通过A1-SHARE强大的文档能力,整合电子签名等第三方平台,为业务提供更强的扩展支持,应对各类复杂需求。

A1-SHARE功能全景图

产品亮点

表单流程配置化

  • 强大、操作便利的流程设计引擎,大大缩短了流程设计、变更周期。

  • 完全可视化的表单拖拽式设计器,所见即所得。

  • 可根据表单内填写的内容自动生成OFFCIE或PDF文件大幅提高文档作成效率。

  • 可设置任务提醒,检查即将到期的文件等;可设置代理人;可监控、查询任务。

自定义规则

  • 通过创建自定义规则或者链接到现有规则集,对文件夹进行规则定义。且可继承站点或者所属的亲文件的规则。

  • 创建规则:从头为此文件夹定义您字的规则。

  • 链接到规则集:重用为另一个文件夹定义的现有规则集。

多人协作编辑

  • 多人同时协作编辑,极大的提高工作效率和乐趣,为企业创造更多商业生产力。

  • 允许共同实时编辑、注释文档;支持使用集成的聊天互动。

  • 支持word,excel电子表格和ppt演示等文件便捷的网页在线编辑功能。

笔记本

  • 笔记本功能为个人以及团队提供知识集合的平台,完成写作、收集、讨论和演示,将工作集于一处。

  • 支持多种文本格式,音频视频,3D文件等。

  • 支持拖拽的方式,直接将文档图片等添加到笔记中,充实笔记内容。

  • 支持站点内笔记本全汇总展示,轻松找到所需内容。

多租户架构

  • 支持多企业用户同时访问系统,并且可确保各用户间数据的隔离以及共享性。

OCR识别

  • 利用光学字符识别技术,为您提供多场景、高精度的图片文字检测和识别服务。

  • 可识别文件的字体,识别率高,快速,且可以识别多页文档内容。

  • 来自手机,平板电脑,扫描仪,相机等摄像头拍摄的图像均可识别。

以图找图

  • 支持在指定图库中搜索出相同或相似的图片,适用于图片精确查找、相似素材搜索、拍照搜同款商品、相似商品推荐等场景。

可扩展的现场管理

  • 借助企业已经有的生产制造系统,比如MES,将每天产线上的作业标准SOP,电子检查记录表等进行统一派发,提高整个生产效率,保证现场生产稳定性,大幅减少现场纸张的浪费。

可定制的爬虫服务

  • 企业的知识中心,不仅仅由企业内部产生的文件分类形成,更多的时候需要及时从公众互联网等外部渠道获取企业经营相关的情报。通过对情报的分析、编制,形成有用的知识供决策层进行决策判断。

  • A1-SHARE可为您定制简单,灵活,高效的爬虫服务。通过抓取指定网页数据、全自动数据处理、智能识别网页数据,获取实时情报。

A1-SHARE | 最懂业务的企业内容管理平台

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